“Geç dönüş için kusura bakmayın” yazmaya son

İş hayatındaki herkesin ortak isteği; iş yerinde daha üretken olmaktır. Ve her zaman bunun yolları aranır. Üretkenliği arttırmak için iyileştirilmesi gereken en önemli kısım ise e-postalara yetişebilmek.

Düzensiz bir gelen kutusu içerisinde gözden kaçanlar, yanlışlıkla silinenler derken “Geç dönüş için kusura bakmayın…”  ile başlayan e-postalar kaçınılmaz oluyor. Bu konuda yapılan en büyük hatalardan biri ise e-postalara telefondan bakıp “bilgisayar başına geçince cevap vereceğim” diye düşünerek e-postaları okundu olarak bırakmak. Çünkü bilgisayar başına geçtiğinde o e-postaya dönüş yapmayı çoktan unutmuş oluyorsun ve sana bunu hatırlatacak bir “okunmamış mesaj” sayısı da olmuyor.

Bu durumdan sıkılanlar ve cevapsız e-posta kalmasın diyenler için ipuçları:

1- 12 saat kuralı: Gelen e-postaları ne olursa olsun 12 saatten fazla cevapsız bırakmamayı kendine alışkanlık edin. Gün içerisinde cevap verecek vakti bulamamış olsan da o gün bitmeden önce posta kutuna gir ve cevapsız hiçbir e-posta kalmayana kadar posta kutunu temizleyip huzur içinde uyu.

2- Gelen kutunu verimli kullan: Gelen kutuna alt sekmeler ekleyerek kategorize et, bu sayede cevap verdiğin e-postalar aradan çıkacak ve sadece cevapsızlara odaklanabileceksin.

3- E-postalar arasında seçim yapma: Direkt olarak sana hitap edilmeyen e-postalar haricinde gün içerisinde gelenleri ilkten sonra doğru cevaplayarak ilerlersen arada cevapsız e-posta bırakmamış olursun.

4- Sessiz kalma: Bir e-postayı okudun ve o an için bahsedilen konuda bir çözüm üretemiyorsan bile “en kısa zamanda konuyla ilgili dönüş sağlayacağım” gibi bir cevapla dönüş yapmak, e-postayı okuyup sessiz kalmaktan iyidir.

5- Kısa ve öz ol: Kimse bir roman uzunluğundaki e-postanı okuyacak kadar sabra ya da zamana sahip değil. Anlatmak istediğini kısa ve öz bir biçimde aktar, hatta mümkünse paragraflara ayırarak yazmak yerine maddeler halinde yazman daha etkili olacaktır. Bu sayede insanlar cevap verirken notlarını ilgili maddenin yanına yazabilirler ve işler daha kolay ilerler.

6- Büyük gruplara mail atarken dikkatli ol: Birden fazla ve özellikle farklı kuruluştan kişilere aynı e-postayı atarken herkesi “kime/to” kısmına koymamaya dikkat et.

7- CC ve BCC’lere dikkat: E-postada CC’lediğin insanı herkes görebilirken, BCC’dekini kimse göremez. ;) Sana gelen bir e-postayı cevaplamadan önce CC’de mi, BCC’de mi olduğuna dikkat et.