En çok yapılan e-posta hataları

İş hayatımızda vaktimizi en çok alan işlerden biri de e-posta okumak ve yazmak. Hatta McKinsey Global Institute Study’nin yaptığı araştırmaya göre ortalama bir iş haftasının %28’ini e-posta okuyarak geçiriyoruz. Söylemek istediklerimizi e-posta aracılığıyla yazarak zaman kazandığımızı düşünüyoruz. Bu sebeple çoğu zaman birbirimizle gerçek bir iletişim kurmayı unutuyoruz. Son derece basit gibi görünen bu iletişim yöntemini kullanırken aslında dikkat etmemiz gereken pek çok nokta var.

Gözümüz kapalı e-posta yazabiliyoruz, ama bunu ne kadar doğru yapabiliyoruz biraz inceleyelim.

Kötü başlıklar

E-posta gönderirken konumuzun başlığını doğru belirleyemiyorsak daha da kötüsü hiç başlık yazmıyorsak söz konusu e-posta’nın binlerce e-posta arasında kaybolması son derece doğal. Yazdığımız e-posta’nın konusunu çok kısa bir şekilde başlıkta özetlemek, karşı tarafın işini oldukça kolaylaştıracaktır.

To, CC ve BCC karışıklığı

Bu alanlara yanlış kişileri yazmak kimi zaman sorunlara bile neden olabiliyor. “To (Alıcı)” kısmına e-posta’nı direkt olarak göndermek istediğin ve e-posta metninde hitap ettiğin kişileri ekleyebilirsin. CC kısmına eklediğin kişiler yazdığın e-postanın direkt muhatabı değildir ancak konuyu takip etmek isteyecek, bilgi verilmesi gereken kişiler olabilir. BCC’de ise e-postayı yazdığımız kişinin bilgisi olmadan bir başka kişiyi konuyla ilgili bilgilendiririz.

Nezaketten uzak bir dil

E-posta yazarken “günaydın, merhaba” gibi sözcüklerle başlayıp  “teşekkürler, iyi çalışmalar” gibi sözcüklerle de bitirebiliriz. Bu sözcükleri kullanmak ne otoritemizi sarsar, ne zayıf olduğumuzu gösterir; aksine bu tip bir e-posta karşımızdaki insanı önemsediğimiz, saygı duyduğumuz izlenimi yaratır.

E-posta düzenine uymamak

Çalıştığın kurum ya da şirketin e-posta sonlarında kullandığı kendine ait bir imzası vardır. Adının, unvanının, şirket iletişim bilgilerinin e-posta sonunda nasıl yer alacağı bu imzada belirlenmiştir. Kurumsal bir duruş için de e-posta’nı bu şekilde düzenlemen faydalı olacaktır.

Yazılı iletişimin zorluğu

Mimiklerimizi, ses tonumuzu, bakışlarımızı kullanmadığımız bir iletişim biçimini kullanırken yazacağımız her şeyin çok farklı bir şekilde algılanabileceğini de unutmamamız gerekir. Karşımızdakinden bir iş istiyorsak, yaptığı işleri eleştiriyorsak, espri yapıyorsak oldukça dikkatli olmalıyız. En azından e-posta yazdıktan sonra yazdıklarımızı okuyup kendimize “ben bunları gerçekten karşımda olsa bu şekilde söyleyebilir miydim?” ya da “ben böyle bir e-posta almak ister miydim?” diye sorabiliriz.