Online toplantı verimli olabilir mi?

Covid-19’un etkisi ile artan uzaktan çalışma modeli iletişim şekillerimizi de değiştirdi.

Yüz yüze yapılan toplantılardaki bildiğimiz kuralların, kolaylaştırıcıların online toplantılarda işe yaramadığını fark ettik. Online toplantıların sayısı arttıkça verimliliğin sorgulanması gerekliliği konuşulmaya başladı.

Yeni düzene uyumun kolaylaştırıcısı olarak konumlanan online toplantılar gittikçe zor bir hal almaya başladı. 

Tüm bu şartlara, uzaktan çalışanların çalışma ortamlarının da homojen koşullara sahip olmaması (evdeki çocuklar ve diğer evden çalışan aile üyeleri vb.) eklenince şartlara adapte olmak için aşağıdaki önerilerin üzerinden geçmek şart oldu.

Stanford Mag, Gartner ve HBR gibi kaynaklardan uzaktan çalışanlar ile yapılan toplantı çeşitleri ve çözümlerini içeren, pek çok araştırmadan yararlanarak öneriler çıkardım.

0:) Toplantı yapmak gerekiyor mu?

Diğer yolları araştır, gerçekten toplantı yapılması gerekiyorsa toplantı daveti at! Süresini yüz yüze toplantıya göre kısa tut.

1. Toplantının amacını, kurallarını belirle ve paylaş!

Toplantı davetinde toplantının süre ve amacı, konuları ve katılım kurallarını paylaş.

2. Doğru kişileri toplantıya davet et!

Toplantının amacını yerine getirmek için en etkin ve küçük grubu seç. Online toplantılar için 2-10 kişi aralığı en efektif iletişim kurulabilecek kişi sayısıdır. Her ihtimale karşı herkesi davet ediyorum düşüncesini unut.

3. Sistemi test et ve rolleri ata!

Herkesin videosunun göründüğüne ve sistemin doğru çalıştığına emin ol. Toplantıların daha sorunsuz geçmesi için birkaç dakika önce odayı aç. Teknik sorun ihtimaline karşı toplantı sahipliğini devralabilecek bir moderatör ata.

4. Sunumları ve konuşmaları kısa tut!

Online toplantıları ve toplantıda yapılacak olan sunumları yüz yüze toplantılardan daha kısa tut 5 dakikadan uzun konuşmamaya çalış. Süreyi test etmen çok kolay. Başka arkadaşının yaptığı sunum konusu ne kadar ilgi çekici olursa olsun sunuma kaç dakika boyunca odaklanabildiğini ölç. Çok uzun değil :)

5. Güzel bir arka plan seç!

Özel bir arka plan görüntüsü seç. Sadece seçtiğin arka plan görüntüleri ve onlar hakkında konuşmak bile güzel bir buzkırıcı etki yaratabilir. 

6. Katılımcıları kontrol et ve konuşmaya kat!

Sanal toplantılara ses çıkarmadan dinlemek kolay, tartışmaya girmek daha zor olduğu için toplantının birden çok noktasında insanları konuşmaya davet et ve konuşabilmeleri için gerekirse ara ver, duraklat. 

7. Biraz buz kırıcı sohbet et ve anlayışlı ol!

Toplantıya sohbet ederek başla. Katılımcıları toplantıya ısındır. Yüz yüze toplantıya göre daha az kontrol alanı olduğu için katılımcılara karşı sabırlı ol. Vücut dilini tam okuyamama kaynaklı yanlış anlaşılmaları hesaba kat.

8. Gözünü kameradan ayırma!

Konuşurken gözünü kameradan ayırma; başını yere eğerek not tutma, ne kadar dayanılmaz olsa da mesaj okuma:) Yüz yüze iletişimdeki göz kontağının etkisini online toplantılarda ancak kameraya bakarak sağlayabilirsin.

9. Zamanı ve tartışmayı yönet!

Zaman yönetimi için katılımcıların katılım sürelerini yönet. Gerekirse toplantıyı kaydet ve sorunsuz şekilde sonlandır.

10. Yapılacaklar ve takip notlarını özetle!

Toplantıyı kapatırken yapılacaklar listesini ve takip notlarını e-posta ile gönder. 

Tümünü her tip toplantıda eş zamanlı uygulamak zor.  Ama network etkisini düşünüp hemen başlarsak bu sarmaldan hep birlikte daha hızlı çıkabiliriz.